La facturación electrónica parece sencilla hasta que tenés que hacerla todos los días. Entrás al portal de ARCA (ex AFIP), buscás la venta, copiás los datos del cliente, elegís el comprobante, cargás los importes y volvés a empezar con el pedido siguiente.
Con una o dos ventas se tolera. Con un ecommerce activo o un local con movimiento, la tarea se convierte en una cadena de pestañas, datos repetidos y comprobantes que después hay que conciliar. El problema no es aprender a emitir una factura: es sostener el proceso sin perder tiempo ni dejar ventas sin facturar.
Esta guía explica cómo funciona ese circuito para ventas online y de mostrador, dónde se vuelve tedioso y qué cambia cuando la facturación se integra con las ventas en lugar de hacerse en un sistema separado.
Qué es la facturación electrónica y cómo funciona con ARCA
Una factura electrónica es un comprobante fiscal autorizado por ARCA. Puede ser una factura A, B o C, según la condición fiscal del comercio y del cliente. Al emitirla, el sistema envía los datos de la operación a ARCA y recibe un Código de Autorización Electrónico (CAE) y un número de comprobante.
Para emitir necesitás un punto de venta habilitado y los datos fiscales correctos del emisor y del receptor. Según tu situación fiscal y la del cliente, corresponde una factura A, B o C. Esa definición conviene resolverla con tu contador antes de armar el circuito diario.
Cómo facturar una venta de ecommerce a mano
En una venta online, toda la información comercial ya existe en el ecommerce o marketplace. El trabajo manual aparece porque la factura se hace en otro lugar. El recorrido habitual es este:
- Abrir el pedido en el canal de venta. Hay que identificar la operación, los productos, las cantidades, el precio y el costo de envío que corresponda.
- Buscar los datos del comprador. Nombre, documento, domicilio y condición frente al IVA pueden estar repartidos entre el pedido y el perfil de facturación.
- Entrar al portal fiscal. Hay que iniciar sesión, abrir el servicio de comprobantes y seleccionar el punto de venta correcto.
- Elegir el tipo de factura. El comprobante debe coincidir con la condición fiscal del comercio y del cliente.
- Volver a cargar la operación. Fecha, concepto, documento del receptor, importe, IVA y total se copian desde la venta original.
- Emitir y guardar el comprobante. Una vez autorizado, hay que descargarlo o registrar su número y CAE.
- Volver al ecommerce. Falta marcar la venta como facturada y, si corresponde, enviarle el comprobante al cliente.
Después se repite todo con la venta siguiente. La parte tediosa no es ningún paso aislado: es saltar entre dos sistemas y volver a escribir datos que ya estaban cargados.
¿Y si vendo por Mercado Libre?
El proceso es el mismo, pero la información suele estar repartida entre el detalle del pedido, los datos fiscales del comprador y los movimientos de Mercado Pago. Además, el importe cobrado, las comisiones y las percepciones no son la misma cosa.
La factura corresponde a la venta. Las comisiones, retenciones y percepciones deben conciliarse por separado según el tratamiento que indique tu contador. Mezclar esos conceptos al copiar la operación es una fuente frecuente de dudas y diferencias al cierre del mes.
Cómo facturar una venta de un local a mano
En un local, el cliente está esperando adelante del mostrador. Si la caja y la facturación están separadas, el proceso suele ser cobrar, registrar la venta, descontar el stock y después abrir el portal fiscal para volver a cargarla.
Para consumidor final, el comprobante puede ser simple. Si el cliente necesita factura A, además hay que pedir el CUIT, verificar los datos y elegir el tipo de comprobante correcto. Cuando hay fila, esa segunda carga se posterga “para más tarde”. Ahí empiezan los comprobantes pendientes y la reconstrucción al cierre del turno.
Si una venta se anula después de haber sido facturada, no alcanza con borrarla de la caja: hace falta emitir la nota de crédito correspondiente y conservar el vínculo con la operación original. Caja, stock y facturación tienen que reflejar el mismo hecho, aunque vivan en sistemas distintos.
Si vendés online y en un local, la carga se duplica
Cada canal origina la venta de una manera distinta, pero todos terminan en la misma obligación de facturar. Si cada sistema conserva una parte, necesitás una planilla para responder preguntas básicas:
- ¿Qué ventas online ya tienen comprobante?
- ¿Qué se cobró en el local pero quedó pendiente de facturar?
- ¿Qué nota de crédito corresponde a una venta anulada?
- ¿El stock descontado coincide con las ventas registradas?
- ¿El total fiscal del mes coincide con las operaciones de ambos canales?
La planilla puede ordenar el control, pero agrega una tercera carga. Cada venta se registra en el canal, en el portal fiscal y en el archivo usado para conciliar.
El cierre mensual: juntar todo para el contador
La facturación electrónica no termina al emitir. Al cierre de la semana o del mes hay que reunir los comprobantes, separar facturas de notas de crédito, controlar pendientes y calcular los totales del período.
Si la información está dispersa, el trabajo suele ser descargar comprobantes, exportar ventas desde cada canal y cruzar números en una planilla. Para el contador no alcanza con una carpeta llena de PDF: necesita un detalle ordenado con fecha, tipo y número de comprobante, receptor, neto, IVA, total y CAE.
Cuanto más tarde se hace esa conciliación, más difícil es descubrir qué venta falta o por qué un total no coincide. El reporte fiscal debería construirse a medida que se factura, no a último momento antes de una presentación.
La alternativa: conectar la venta con la factura
La forma de sacar trabajo manual no es facturar más rápido dentro del mismo portal. Es evitar que la venta y la factura vivan separadas.
Mercalis toma ese enfoque: reúne las ventas online y las de mostrador con su stock, cobro y estado fiscal. La información que ya existe en la operación se reutiliza para emitir el comprobante y después queda disponible para el reporte.
Cómo funciona una venta de ecommerce con Mercalis
- La venta entra automáticamente desde el canal conectado. Productos, cantidades, importe y datos disponibles del comprador quedan en un único detalle.
- Mercalis genera la factura sin que tengas que intervenir. Usa la configuración fiscal vigente y los datos de la venta para armar el comprobante; no hay que abrir el pedido ni tocar un botón para emitirlo.
- La autorización se procesa en segundo plano. Mercalis envía el comprobante a ARCA automáticamente y espera la respuesta.
- La factura queda vinculada a la operación. Número, CAE, estado y PDF quedan vinculados al pedido original.
La venta entra y la factura se genera sola. Si querés conocer el circuito fiscal completo, mirá cómo funciona la facturación electrónica con ARCA en Mercalis.
Cómo funciona una venta de local con Mercalis
En el punto de venta cargás los productos, tocás Cobrar, elegís el medio de pago y el comprobante. Al tocar Confirmar y cerrar venta, se registra el cobro, se descuenta el stock y se solicita la factura si corresponde.
No hay una segunda carga después de atender al cliente. Si anulás una venta ya facturada, el flujo repone el stock y genera la nota de crédito vinculada. Podés ver el paso a paso en cobrar una venta en el mostrador.
Reportes fiscales listos para revisar y exportar
El reporte fiscal de Mercalis reúne, para el período que elijas:
- cantidad de comprobantes y totales de neto, IVA y total;
- desglose por factura o nota de crédito;
- comprobantes pendientes o fallidos;
- detalle ARCA con número, CAE, fecha y datos del receptor;
- neto e IVA separados por la alícuota disponible en la configuración.
El detalle se exporta a CSV para compartirlo con el contador. No reemplaza su criterio ni la declaración jurada: evita tener que reconstruir el período con capturas, archivos sueltos y planillas hechas a último momento.
Qué revisar antes de empezar
Si decidís integrar la facturación con tus ventas, primero verificá:
- que tu CUIT y condición fiscal estén correctamente configurados;
- que hayas delegado el servicio necesario en ARCA;
- que el punto de venta esté habilitado y seleccionado;
- que el tipo de comprobante corresponda a tu situación fiscal;
- que los datos del cliente estén completos cuando la operación los requiera.
En Mercalis, la puesta en marcha está explicada paso a paso en conectar tu CUIT con ARCA. Después de esa configuración inicial, la tarea diaria ocurre dentro de cada venta.
Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica
¿Tengo que entrar a ARCA para hacer cada factura?
No, si usás un sistema conectado con ARCA. En Mercalis, una vez configurado el vínculo y el punto de venta, emitís desde la propia venta. El sistema solicita la autorización y guarda el CAE junto a la operación.
¿La factura de una venta online se hace sola?
Sí. Cuando la venta llega desde el canal conectado, Mercalis genera el comprobante con la configuración fiscal vigente y solicita automáticamente la autorización a ARCA. No tenés que abrir la venta ni tocar un botón para emitirla.
¿Sirve si sólo vendo en un local físico?
Sí. Podés usar el punto de venta para cobrar, descontar stock y emitir la factura electrónica al cerrar la operación, aunque no tengas una tienda online.
¿Puedo descargar las facturas?
Sí. El PDF queda disponible dentro de la venta una vez que ARCA autoriza el comprobante. Para el análisis del período también podés exportar el detalle fiscal en CSV.
¿Mercalis reemplaza a mi contador?
No. Mercalis registra las ventas, emite los comprobantes y ordena la información fiscal. Tu contador define el encuadre impositivo, presenta declaraciones y te indica qué corresponde en tu caso.
Menos portal fiscal. Más ventas resueltas de punta a punta
La diferencia no está solamente en hacer una factura electrónica. Está en no tener que reconstruir la venta para poder facturarla.
Mercalis conecta la operación completa: la venta entra desde el ecommerce o se cobra en el local, el stock se actualiza, el comprobante queda vinculado y el reporte fiscal reúne el período. Cuando llega el momento de hablar con tu contador, la información ya está ordenada.
Conocé cómo funciona la facturación electrónica con ARCA en Mercalis.